Plötzlich ist alles virtuell

Plötzlich ist alles virtuell

Anja Frohnheiser und Jenny Jerg arbeiten im HR-Team. Vor einem Jahr war ihre Arbeit außerhalb des Büros in der Hauptverwaltung nicht machbar. Dann kam Corona und unsere Unternehmensgruppe stellte sich in Windeseile auf virtuelles Arbeiten und Home Office bzw. Arbeiten im häuslichen Umfeld um. Wie das für die Belegschaft und für sie persönlich geklappt hat, berichten die beiden hier.

Wie war das vor einem Jahr für euch im HR-Team, als die Pandemie kam?

Anja Frohnheiser (AF) : Bis vor einem Jahr war unsere Tätigkeit ohne die Präsenz am Platz eigentlich nicht möglich: Verträge ausfertigen, Unterschriften einholen, die Post organisieren, Ansprechpartner für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Führungskräfte vor Ort sein, Vorstellungsgespräche in persona… Als der Lockdown kam, ging es aber ganz schnell: Wir wurden in Windeseile mit Laptops sowie entsprechender Hardware ausgestattet und haben unsere Strukturen überarbeitet, damit wir zum Beispiel unsere Dokumente digital teilen können. Wo nötig, haben wir uns weitergebildet in Skype, One Note und Co…

Zuerst haben wir alle Vorstellungsgespräche verschoben. Doch dann wurde klar: Freie Stellen müssen besetzt und die Bewerbungsverfahren anders organisiert werden! Wir haben dann Skype-Interviews eingeführt. Das war eine Umstellung, aber hat super geklappt.

Bis sich alles eingespielt hat, waren wir allerdings zum Großteil noch in der Hauptverwaltung, lediglich die Kolleginnen und Kollegen mit Kindern und Betreuungshintergrund haben nach Möglichkeit von zu Hause gearbeitet.

Jenny Jerg (JJ): Genau. Ich habe eine dreijährige Tochter und konnte nach Bedarf im häuslichen Umfeld arbeiten. Das hat mir sehr geholfen.

Wie läuft es jetzt?

JJ: Die Erstgespräche finden nun immer per Skype statt. Im Sommer haben wir die Zweitgespräche dann vor Ort in persona geführt, das ist derzeit natürlich nicht möglich.

AF: Zwischenzeitlich haben wir unsere Prozesse und Strukturen neu organisiert, neue digitale Formate eingeführt und uns insgesamt sehr gut (digital) aufgestellt . Ich könnte mir auch vorstellen, dass das mit den virtuellen Erstgesprächen bleibt. Da kann man einfach gut Ressourcen sparen. Jenny müsste sonst oft nach Homburg oder eine andere Außenstelle fahren, da sie für die Netz AG zuständig ist, das ist viel Fahrtweg. Und man bekommt auch per Skype ein gutes, erstes Gefühl von den Leuten.

"Wir haben unsere Prozesse und Strukturen neu organisiert, neue digitale Formate eingeführt und uns insgesamt sehr gut (digital) aufgestellt."

Anja Frohnheiser

Home Office Videocall
Anja Frohnheiser (li.) und Jenny Jerg beim Gespräch - im Home Office!

JJ: Wir sind nun in zwei Teams eingeteilt. Wir wechseln uns in der Hauptverwaltung wochenweise ab und helfen uns gegenseitig, denn der Papierkram fällt ja nicht einfach weg! Auch wenn wir uns im Unternehmen immer stärker digitalisieren, gibt es Dokumente wie bspw. Vertragsunterlagen, die auf Papier vorliegen müssen. So bittet man die Kollegin aus der anderen Woche, etwas auszudrucken und weiter auf den Weg zu bringen. Jeder hilft jedem. Das ist einfach super bei uns.

Welche Rückmeldungen kommen aus der Belegschaft?

AF: Es ist sehr unterschiedlich. Es gibt viele positive Stimmen zum Arbeiten im häuslichen Umfeld und der dadurch gewonnen Flexibilität. Die Anträge auf regelmäßiges Home Office haben seit einem Jahr um ein Vielfaches zugenommen. Die Möglichkeit, das Arbeiten im häuslichen Umfeld mehr zu nutzen, hat eine enorme Zustimmung im Unternehmen gefunden, die Kolleginnen und Kollegen sind dankbar für diese Chance.
Andere sagen, ihnen fällt die Decke auf den Kopf, die vermissen den persönlichen Kontakt zu ihren Kolleginnen und Kollegen, den Austausch im Türrahmen und zur Mittagszeit……. Es gibt manche Kollegen, die eigentlich Risikopatienten sind und dennoch ab und zu ins Büro kommen wollen. Und wieder andere, die wollen gerne jeden Tag rein kommen und gar nicht zu Hause arbeiten.
Mir geht es da ähnlich. Ich finde, im häuslichen Umfeld gibt es wenig Abwechslung, es fehlt der Kontakt zu den Kolleginnen und Kollegen, aber auch der persönliche Austausch mit anderen Mitarbeitern bzw. Führungskräften. Du läufst nicht mehr von einem Meetingraum in den nächsten, triffst keine Kollegen auf dem Flur…Im Home Office bist du von morgens von abends nur noch vor der „Kiste“ (lacht).

JJ: Das stimmt. Man nimmt sich nicht so die Freiräume zwischen den verschiedenen Terminen. Als zu Beginn der Pandemie noch keine erweiterte Notbetreuung angeboten wurde, habe ich zeitweise im häuslichen Umfeld gearbeitet . Durch die zeitliche Flexibilität hier konnten wir damit innerhalb der Familie die Betreuung meiner Tochter sicherstellen.

Gleichzeitig hat unsere Unternehmensgruppe uns die Möglichkeit gegeben, den Arbeitszeitrahmen bis 20 Uhr auszudehnen, um das Arbeiten und die Kinderbetreuung in diesem Zeitraum zu organisieren bzw. unter einen Hut zu bekommen. Darüber hinaus konnten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zusätzliche 5 Tage bezahlte Freistellung für die Kinderbetreuung beantragen und mit dem Zeitkonto bis zu einer gewissen Stundenanzahl ohne Gehaltsverlust ins Minus gehen.

"Wir konnten zusätzlich 5 Tage bezahlte Freistellung für die Kinderbetreuung beantragen und mit dem Zeitkonto ohne Gehaltsverlust ins Minus gehen."

Jenny Jerg

Euer Fazit zum Thema Home Office?

AF: Wenn die Prozesse gut abgestimmt sind und die Organisation im Team funktioniert, dann ist Home Office durchaus ein Mehrwert für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aber auch fürs Unternehmen. Die Mischung macht es! Das Unternehmen und die Führungskräfte müssen das Ganze im Blick behalten und dafür sorgen, dass der Kontakt zum betrieblichen Umfeld nicht verloren geht – z.B. durch regelmäßige (digitale) Austausche mit den Mitarbeitern oder im Team.
Klar, es ist auch für Führungskräfte eine herausfordernde Aufgabe, den Kontakt zu halten und auch selbst greifbar und präsent zu sein. Aber das ist virtuell nicht anders als vor Ort. Man muss die Leistung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter letztendlich am Ergebnis und nicht nur an den Arbeitszeiten messen und eine Vertrauenskultur leben.

JJ: Und das funktioniert bei uns! Wenn man sich die Anträge auf Home Office anschaut, da sieht man ja, dass viele offen dafür sind. Der Antrag muss von der Führungskraft genehmigt werden. Das heißt, da ist Vertrauen da und es funktioniert.

AF: Die Erfahrungen der letzten Monate haben gezeigt, dass im gesamten Unternehmen ein großer Wille zur Veränderung und Anpassung an neue Arbeitsformen besteht. Wir sollten die aktuelle Situation und die gewonnenen Erfahrungen dazu nutzen, Arbeiten eine neue Form zu geben:  Eine, die sowohl mit unserer Unternehmenskultur und den betrieblichen Belangen vereinbar ist, aber auch den gesellschaftlichen Gegebenheiten wie Work-Life-Balance und der Generationenwechsel Rechnung trägt.

"Wir sollten die aktuelle Situation und die gewonnenen Erfahrungen dazu nutzen, Arbeiten eine neue Form zu geben."

Anja Frohnheiser

Wie wird die Zukunft aussehen: Wie werden wir arbeiten?

AF: Die Möglichkeit, im Home Office zu arbeiten, gehört heutzutage einfach zu einem attraktiven Arbeitgeber dazu. Wir haben durch Corona viele Erfahrungen gemacht, die wir so ohne die Pandemie vermutlich erst beim Umzug in unser neues Hauptgebäude (Anm. der Red.: Der Umzug ist für 2022 geplant) gemacht hätten. Das ist eine Riesenchance für uns und alle Kolleginnen und Kollegen, aber auch die Führungskräfte, sich zu überlegen: Wie wollen sie in Zukunft zusammenarbeiten, aber auch die Prozesse dahingehend optimieren.
Diese Erkenntnisse können darüber hinaus in die Planungen der neuen Hauptverwaltung einfließen: Wie sollen die Büroflächen aussehen?

Wie viele feste Arbeitsplätze brauchen wir? Unser Ziel ist es außerdem, den Input der Kolleginnen und Kollegen abzufragen, um künftig eine gute Mischung zwischen Präsenzarbeit und Home Office  zu finden.
So startet zeitnah unser Pilotprojekt „Flexarbeit“. Die Kolleginnen und Kollegen einer Abteilung dürfen verschiedene flexible Arbeitsformen, wie z.B. erweitertes Homeoffice oder Desksharing (ein Schreibtisch, der keine persönlichen Gegenstände beinhaltet und von allen genutzt werden kann) testen.

"Wir wollen künftig eine gute Mischung zwischen Präsenzarbeit und Home Office finden."

Anja Frohnheiser

Wir wollen die Mitarbeitenden hier ins Erleben bringen und sind auf deren Feedback gespannt. Zugleich führen wir Workshops zu den Arbeitszeitbedingungen durch, in denen die Mitarbeiter unterschiedliche Perspektiven – die eigene, die des Kollegen und die der Vorgesetzten – einnehmen und somit reflektieren sollen: Was ist gut gelaufen, was war nicht so gut? Anhand dieser gesammelten Erkenntnisse werden wir einen Rahmen für flexible Lösungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schaffen, zugleich müssen wir dabei aber auch die betrieblichen Belange im Auge behalten. 

Was wünscht ihr euch für die Zukunft?

JJ: Ich wünsche mir eine gesunde Mischung zwischen Präsenztätigkeit in der Hauptverwaltung und Arbeiten von zu Hause und damit eine gewisse Flexibilität: Wenn ich zum Beispiel einen Arzttermin habe, kann ich zu Hause arbeiten.
AF: Ich würde in Zukunft schon gerne regelmäßig einen Tag im Home Office arbeiten, einfach auch um etwas mehr Ruhe für konzeptionelle Ausarbeitungen zu haben, aber auch die Anfahrtszeit von 40 Minuten zu sparen. Aber HR ist für mich grundsätzlich Präsenzarbeit. Ich wünsche mir, wieder mehr für die Mitarbeitenden und Vorgesetzten persönlich da sein zu können. Auf jeden Fall freue ich mich wieder auf das Arbeiten in der Hauptverwaltung mit dem ganzen Team!

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