Täglich grüßt der Papierhaufen

Täglich grüßt der Papierhaufen

Tamara Schmitt-Knutas und Kathrin Franck führen im Rahmen des Großprojektes Digitalisierung & Archivierung die Pfalzwerke Gruppe in eine papierärmere Zukunft. Mit Unterstützung von Holger Koch, unserem neuen Chief Digital Officer, treiben sie die Digitalisierung interner Arbeitsabläufe voran. Was das genau heißt, verraten sie hier!

AUSLESE - DARUM GEHT`S HIER:

  • Im Rahmen der voranschreitenden internen Digitalisierung möchten wir als Pfalzwerke-Gruppe  unser Druckvolumen reduzieren, um somit einen Grundstein für einen nachhaltigen und modernen Arbeitsplatz zu legen
  • Als Vorbereitung für den Umzug in die neue Hauptverwaltung müssen alle Papier-Archive und Ordnerbestände erfasst werden
  • Wie die Belegschaft das Ganze aufgenommen hat

Tamara Schmitt-Knutas und Kathrin Franck haben eine Mission: Innerhalb der Pfalzwerke Gruppe die Papierbestände und das Druckvolumen dauerhaft auf ein Minimum zu reduzieren. Sie erfassen sämtliche Papierarchive, um zu ermitteln, welche Dokumente vernichtet, gescannt oder weiterhin in Papierform archiviert werden sollen. Als unterstützende Kommunikationsmaßnahme hat das Projektteam hierzu die hausinterne Kampagne „Befrei dich vom Druck“ ins Leben gerufen.

Wie kam das Projekt Digitalisierung und Archivierung zustande?

Tamara Schmitt-Knutas (TSK):  In unserer über 100-jährigen Historie standen uns in den Kellern und Luftschutzbunkern in der Kurfürstenstraße recht große Archivflächen zur Verfügung. In der neuen Hauptverwaltung nahe des Berliner Platzes in Ludwigshafen stehen nun deutlich weniger Archivflächen zur Verfügung. Zudem möchten wir unserem eigenen Anspruch eines nachhaltigen und umweltbewussten Unternehmens gerecht werden. Deshalb war klar: Wir müssen das Druckvolumen deutlich reduzieren!

Kathrin Franck (KF): Genau, deshalb haben wir bereits vor einigen Jahren beschlossen: Wir nutzen diese Chance als Aufbruch in eine nachhaltige Zukunft und initiieren das Projekt „Digitalisierung & Archivierung“.  Gesagt, getan. Also mussten wir schauen, wie wir das Problem der begrenzten Archivkapazitäten lösen: Schritt 1: Alle bisherigen Archive erfassen. Und Schritt 2: Die Fachbereiche dabei zu unterstützen, diese Archive nicht weiter wachsen zu lassen.

"Wir nutzen diese Chance als Aufbruch in eine nachhaltige Zukunft!"

Kathrin Franck

Wie kam dabei die Kampagne „Befrei dich vom Druck“ zustande?

KF: Nun, wir waren auf der Suche nach einer kleinen smarten Idee, wie wir diese Botschaft sinnvoll intern kommunizieren können. Zusammen mit unserer Marketingabteilung haben wir daher die Kampagne „Befrei dich vom Druck“ ins Leben gerufen. Mit einem Augenzwinkern gelang so der freundliche Appell an die Kolleginnen und Kollegen: „Überleg bitte, ob du diese Seite wirklich ausdrucken musst!“.

Das klingt gut! Wie seid ihr bei dem Projekt vorgegangen?

Kathrin Franck beim Arbeiten
Kathrin Franck bei der Durchsicht einer der vielen Ordner.

TSK: Anfang 2019 ging es endlich los. Zunächst schulten wir unsere Kolleginnen und Kollegen aus den Fachbereichen, wie sie ihre bestehenden Archive mithilfe unseres Erhebungsbogen erfassen können. In diesem Bogen werden unter anderem die Dokumentenart, z.B.:  Rechnungen, Verträge oder Personalakten usw. erfragt, ebenso Löschfristen und Archivierungsfristen bzw. wie lange die Dokumente vorzuhalten sind.

Aber auch Angaben zu Standort, Zugriffshäufigkeit oder auch ob redundante Dokumente an anderer Stelle vorliegen.
Die Erhebungsbögen haben wir anschließend ausgewertet und wissen nun auch, welche Archivfläche jeder Fachbereich im neuen Gebäude nach aktuellem Stand benötigen wird.
Auf dieser Basis konnten wir ermitteln, welche Anzahl an Dokumenten mit in die neue Hauptverwaltung gehen müssen, wie viele extern ausgelagert werden können und welches Volumen an Unterlagen wir datenschutzkonform vernichten lassen können. Vor allem konnten wir nun aber auch die Frage beantworten, in welchem Umfang unsere Dokumente Digitalisierungspotential besitzen.
Künftig soll ein wesentlicher Teil dieser Dokumente, natürlich unter Beachtung der Regelungen zu gültigen Aufbewahrungsfristen, der Revisionssicherheit und zum Datenschutz, im Rahmen der internen Digitalisierung an zentraler Stelle digital zur Verfügung gestellt und systematisch an bestehende Prozesse angebunden werden.

Was war das Ergebnis der Erfassung?

TSK: Insgesamt haben wir über 50.000 Ordner erfasst! Der Großteil davon wird von uns künftig in einem externen Archiv professionell ausgelagert. Ein deutlich geringerer Teil wird mit in das neue Gebäude umziehen. Circa ein Viertel wird datenschutzkonform vernichtet und stellenweise vorab noch durch einen professionellen Dienstleister gescannt und im Anschluss in unsere digitalen Systeme überführt.

KF: Wir sind mit der Erfassung selbst ja noch nicht fertig. Denn die Erhebung ist ein fortlaufender Prozess, da bis zum Umzug ja weiterhin gedruckt und hierbei neue Dokumente für das Archiv entstehen können. Um dem entgegenzuwirken, haben wir glücklicherweise unsere „Befrei dich vom Druck“-Kampagne, mit der wir zur Reduzierung des Druckvolumens aufrufen. Außerdem erinnern wir regelmäßig unsere zentralen Ansprechpartner, so dass die zentralen Erfassungsbögen stets auf dem aktuellen Stand bleiben.

Tamara Schmitt-Knutas am Schreibtisch
Tamara Schmitt-Knutas bearbeitet einen Erhebungsbogen.

Haben die Kolleginnen und Kollegen mitgezogen?

TSK: Die meisten haben das Projekt sehr begrüßt. Die Untiefen unserer Kellerarchive wurden von einigen Bereichen etwas stiefmütterlich behandelt, da ja bisher ausreichend Archivräumlichkeiten zur Verfügung standen. So bestand auch wenig Dringlichkeit Daten strukturiert zu erfassen und zu katalogisieren. Solche Themen schiebt man dann halt auch mal gerne mal auf die „lange Bank“… (lacht)
Bislang war es ein sehr gutes und wie gewohnt kollegiales Miteinander. In der bereichsübergreifenden Projektgruppe war immer das Verständnis da, dass dieses Projekt mit einer entsprechenden Wichtigkeit und Dringlichkeit angegangen werden sollte.
 

KF: Einige sind vielleicht vor dem doch recht umfangreichen Erhebungsbogen etwas erschrocken. Das war schon ein Stück Arbeit. Wir wollten schließlich vermeiden, dass die Bereiche mehrmals für Teilinformationen von uns angefragt werden müssen und haben uns daher vorab sehr viele Gedanken zum Aufbau der Erhebungsbogens gemacht.
An dieser Stelle möchten wir uns auch noch einmal herzlich bei allen Beteiligten für die motivierte und nach wie vor anhaltende Mitarbeit bedanken!

Und hat sich die Befrei dich vom Druck-Aktion ausgezahlt?

KF: Ja, definitiv! Unser Ziel war es, 25% weniger zu drucken. Wir konnten das Druckervolumen dann sogar um 30% reduzieren!
TSK: Wir sind uns aber auch bewusst, dass dieser Wert durch das Corona bedingt verstärkte Arbeiten im häuslichen Umfeld mit beeinflusst wurde. Doch wir sind uns sicher, dass viele das digitale Arbeiten mit weniger physischen Druckerzeugnissen dadurch weiter schätzen gelernt haben – zumindest dort, wo dies eben möglich ist.

 

"Unser Ziel war es, 25% weniger zu drucken. Wir konnten das Druckervolumen dann sogar um 30% reduzieren!"

Kathrin Franck

Was ist euer Wunsch für die nächsten drei Jahre?

KF: Ich hoffe, dass unsere Planungen aufgehen!
TSK: Ich hoffe, dass unsere Auswertungen die Bereiche bei der Überführung Ihrer Archive bestmöglich unterstützen, dass die Abteilungen weiter so gut mitarbeiten wie das die letzten Monate der Fall war, dass wir weitere Schritte in die Digitalisierung gehen und dass wir ein nachhaltiges Umdenken anregen konnten - und so unser Projekt dauerhaft fruchtet.

Warum macht dieses Projekt die Pfalzwerke Gruppe im Kontext der Digitalisierung besser?

Holger Koch (HK): Wir verlassen ein für alle Mal die Welt der staubigen Archive. Durch die damit einhergehende interne Digitalisierung werden wir unsere Arbeitsabläufe im Konzern deutlich verbessern. Dadurch werden wir das unumkehrbare dezentralisierte Arbeiten von Teams weiter ausgestalten und dabei möglichst auch die Belange unserer Belegschaft berücksichtigen.
Im Fokus dieser Maßnahmen stehen dabei aber auch immer unsere Kundinnen und Kunden: Wir möchten diese auch künftig bestmöglich beraten und Top-Produkte und innovative Leistungen anbieten. Dies kann nur gelingen, wenn wir mit digitaler Unterstützung effizientere Prozesse gestalten und ein zeitgemäßes Miteinander im Konzern durch die Bereitstellung entsprechender digitaler Tools ermöglichen. Dabei ist das Projekt Archivierung einer der wichtigsten Grundsteine für eine erfolgreiche interne Digitalisierung.

Denn es gibt zahlreiche Projekte, welche hierauf aufbauen werden oder in Abhängigkeit hierzu bereits gestartet wurden. In Summe werden wir dadurch unsere Prozesse schrittweise, aber konsequent weiter verschlanken und somit wesentlich dazu beitragen, dass unsere Unternehmensgruppe weiterhin als wesentlicher Innovationstreiber die nachhaltige Energiewende überregional aktiv und zukunftsorientiert mitgestalten wird.

Person Sprechblase Icon

Tamara Schmitt-Knutas
… ist als zentraler Steuerungskopf für unternehmensübergreifende Organisationsprojekte zuständig. Dazu zählt neben dem Projekt Archivierung auch der Bereich Notfall- und Krisenmanagement sowie Richtlinienmanagement. 

Kathrin Franck
…hat eine Ausbildung zur Industriekauffrau bei uns gemacht und bereits im Rahmen des Betriebsdurchlaufs tatkräftig im Projekt mitgewirkt. Nun begleitet sie weiterhin Organisationstehmen und Projekte während ihres Pooljahres.

Holger Koch
…ist als Chief Digital Officer der Pfalzwerke Gruppe und hauptverantwortlich für alle Themen rund um die interne Digitalisierung und zentraler Ansprechpartner für Geschäftsprozesse, Arbeitsmethoden und Projektmanagement. 

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