Willkommen an Bord... mit dem neuen Onboarding-Tool

Es ist leiser und leerer in den Fluren und in den Büros der Hauptverwaltung: In Zeiten von Corona und mobilem Arbeiten sind bei weitem nicht mehr so viele Kolleginnen und Kollegen vor Ort wie noch vor zwei Jahren. Eine Vollbesetzung in Präsenz wird auch in Zukunft bei den Pfalzwerken nicht mehr erfolgen – und eine digitale Unterstützung beim Onboarding wird immer wichtiger.

Seit Juli 2021 erleichtert das Onboarding-Tool Neueinsteiger*innen das Ankommen bei den Pfalzwerken. Eingeführt wurde es von Mitarbeiterinnen aus HR und Marketing.
„Wir haben eine Standardsoftwarelösung auf unsere Bedürfnisse angepasst“, erzählt Personalreferentin Yvonne Stöckl, „die Bilder und Texte für die Contenterstellung haben wir selbst ausgewählt und gestaltet – jeden Beitrag mit Herz.“ Mit allerlei wichtigen Informationen rund um das Unternehmen begleitet das Tool bei den ersten Schritten des Einstiegs. 

26 Mitarbeiter*innen befinden sich derzeit im Onboarding und nutzen das Tool, sechs Mitarbeiter*innen sind mit dem neuen Tool bereits eingeführt worden und haben den Onboarding-Prozess erfolgreich durchlaufen. „Das hat richtig gut funktioniert und wir bekamen positives Feedback“, freuen sich Anja Frohnheiser und Yvonne Stöckl. In Planung ist daher die Weiterentwicklung des Tools zu einem Cross-Boarding-Tool für Kolleginnen und Kollegen, die intern auf eine neue Stelle wechseln und ganz andere Infos brauchen als Neueinsteiger*innen.

Tobias Richter: Da mein Start in die Corona-Phase fiel, war in der Hauptverwaltung nicht so viel los. Eine Kollegin hat mich empfangen und durch das Gebäude geführt. Persönliche Kontakte finde ich wichtig, gerade wenn es darum geht, sich kennenzulernen, aber auch um mal schnell etwas abzustimmen o. ä. Daher bin ich anfangs täglich in die Hauptverwaltung gekommen, nach und nach wurde das weniger.

Cristal Arduz: Ich wohne weiter weg und es war von Anfang an geplant, dass ich nach Möglichkeit bis zu 80 Prozent mobil arbeiten werde. An meinem ersten Tag war ich aber in Ludwigshafen vor Ort. Meine Führungskraft hat mich ebenfalls durch die Hauptverwaltung geführt und mich einzelnen Kolleginnen und Kollegen vorgestellt. In virtuellen Vorstellungsrunden konnte ich das gesamte Team und die Abteilung kennenlernen. In der Coronazeit erfordert es viel mehr Eigeninitiative, alle kennenzulernen. Oft habe ich mich telefonisch gemeldet und vorgestellt – und wurde dann von den Kollegen und Kolleginnen immer sehr nett willkommen geheißen.
 

Tobias Richter: Ich fand den Einstieg mit dem Tool klasse: Es steht direkt nach der Vertragsunterzeichnung zur Verfügung und versorgt mit Infos (in meinem Fall etwas später, da es noch in der Entwicklung war). Dank der unterschiedlichen Inhalte, wie zur Anteilseignerstruktur, zum Organigramm, zu den Abteilungen, aber auch zu den hauseigenen Benefits und Unternehmenswerten, kam ich gut rein in die internen Strukturen.
Neben diesem Content gibt es auch Aufgaben, sozusagen interaktive Teile im Tool. Man wird z. B. aufgefordert, bestimmte Unterlagen nachzureichen – das geht dann ganz einfach via Foto oder Scan über die App. Sobald neue Inhalte bereitstehen, erhielt ich eine Benachrichtigung. Auch über den Start hinaus wurde ich von dem Tool begleitet, das immer wieder hilfreiche Infos genau zum richtigen Zeitpunkt für mich hatte. Das waren ab und an auch Funfacts, die zum Teil nicht mal meine Kolleginnen und Kollegen wussten.
Insgesamt ist der Onboarding-Prozess mit dem Tool auf sechs Monate angelegt. Nach der Nachricht, dass das Onboarding nun abgeschlossen sei, habe ich die App gelöscht.

Tobias Richter: … die abwechslungsreiche und kreative Aufbereitung der Inhalte. Ein Beispiel: Das Tool verlinkt auf ein Video „Was erwartet dich am ersten Arbeitstag?“, das die Pfalzwerke- Auszubildenen erstellt haben. Im Video laufen sie im Zeitraffer durch die Hauptverwaltung und zeigen das Casino und andere wichtige Anlaufstellen.

Cristal Arduz: … die Zusammenstellung der Inhalte: Sowohl praktische Inhalte zur Unternehmenskultur, Casino/Mittagspause und Aktivitäten in der Pfalzregion, als auch wichtige Infos zum Unternehmen, zur strategischen Ausrichtung, zur Organisation und den Tätigkeitsfeldern, sodass es mir leichtfiel, die eigene Arbeit besser einordnen zu können.

Cristal Arduz: Ich habe die Desktop-Version des Tools benutzt. Der Zugang war unkompliziert, die Navigation sehr bedienungsfreundlich.

Tobias Richter: Das Handling war einfach, intuitiv – ich bin gut damit klargekommen.

Cristal Arduz: Von dem Tool war ich positiv überrascht. Es ermöglicht ein strukturiertes Onboarding auf Unternehmensebene, sodass man nicht nur auf den oder die Vorgesetzte(n) angewiesen ist, sondern automatisch und frühzeitig mit relevanten Infos versorgt wird.